Was Delegation bedeutet
Delegieren heißt, eine Aufgabe samt der nötigen Befugnisse auf eine andere Person zu übertragen. Nach dem in der Organisationslehre bekannten Kongruenzprinzip müssen Aufgabe, Kompetenz und Verantwortung zusammenpassen: Wer eine Aufgabe erhält, braucht auch die Entscheidungsbefugnisse und Mittel, um sie zu erfüllen – und trägt dann die Verantwortung für die Ausführung.
Die Führungsverantwortung bleibt dabei bei der delegierenden Person: Sie hat die Aufgabe an die richtige Person gegeben, sie ausreichend beschrieben und sich vom Ergebnis überzeugt.
Was eine gut delegierte Aufgabe enthält
- Ziel und Ergebnis: Was soll am Ende vorliegen? Ergebnis statt Tätigkeit beschreiben.
- Zieldatum: verbindlich, mit Puffer für Prüfung und Nacharbeit.
- Priorität: im Verhältnis zu den anderen Aufgaben der Person.
- Befugnisse: Was darf die Person selbst entscheiden, was nicht?
- Prüfung: Wer nimmt das Ergebnis ab, und nach welchen Kriterien?
- Unterlagen: Dokumente und Hintergrundinformationen direkt an der Aufgabe.
Delegation über mehrere Ebenen
In größeren Organisationen wird eine Aufgabe selten nur einmal weitergegeben. Die Geschäftsführung setzt ein Ziel, die Bereichsleitung zerlegt es in Teilaufgaben für die Abteilungen, die Abteilungsleitung verteilt diese auf ihr Team. Damit der Zusammenhang erhalten bleibt, braucht es eine Aufgabenhierarchie: Jede Teilaufgabe ist ihrer übergeordneten Aufgabe zugeordnet.
| Ebene | Aufgabe | Beispiel |
|---|---|---|
| Geschäftsführung | Ziel vorgeben | GF-3: Standort Hamburg bis 31.03. eröffnen |
| Bereichsleitung | in Teilaufgaben zerlegen | Flächen, IT, Personal, Einkauf |
| Abteilungsleitung | auf das Team verteilen | IT-21: 25 Arbeitsplätze einrichten |
| Mitarbeitende | umsetzen und Ergebnis dokumentieren | Geräte bestellt, eingerichtet, übergeben |
Wichtig ist, dass jede Ebene den Stand der darunterliegenden Teilaufgaben sieht, ohne in jedes Detail eingreifen zu müssen.
Typische Fehler beim Delegieren
- Rückdelegation: Die Aufgabe kommt mit „Wie soll ich das machen?“ zurück. Abhilfe: Befugnisse und erwartetes Ergebnis von Anfang an klären.
- Delegation ohne Befugnis: Die Person soll entscheiden, darf es aber nicht.
- Mehrere Verantwortliche: Wenn alle zuständig sind, fühlt sich niemand zuständig.
- Keine Abnahme: „Erledigt“ wird gemeldet, aber nicht geprüft – Mängel fallen erst spät auf.
- Mikromanagement: ständiges Nachfragen statt vereinbarter Zwischenstände.
Kontrolle ohne Mikromanagement: die Prüfung
Eine festgelegte Prüfung am Ende ersetzt ständiges Nachfragen. Die umsetzende Person dokumentiert ihr Ergebnis, die prüfende Person entscheidet: annehmen, mit Begründung ablehnen oder an jemand anderen weiterleiten, wenn sich herausstellt, dass eine andere Stelle zuständig ist. So bleibt Verantwortung klar verteilt, und Rückmeldungen sind dokumentiert.
In e-Aufgaben wird die prüfende Person oder Gruppe beim Anlegen der Aufgabe festgelegt. Teilaufgaben lassen sich über beliebig viele Ebenen delegieren und erscheinen direkt auf dem Taskboard des Empfängers.