Das Prinzip
Kanban stammt ursprünglich aus der Produktionssteuerung und wurde später auf Wissensarbeit übertragen. Kern ist ein Board mit Spalten, die den Arbeitsfluss abbilden; jede Aufgabe ist eine Karte, die von links nach rechts wandert. So sieht jeder auf einen Blick, was ansteht, was in Arbeit ist und was erledigt wurde.
Spalten sinnvoll wählen
Die Spalten sollten den tatsächlichen Ablauf wiedergeben – nicht mehr und nicht weniger. Bewährt haben sich:
| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| Backlog | geplant, aber noch nicht begonnen |
| Offen / Diese Woche | als Nächstes zu bearbeiten |
| In Arbeit | wird gerade bearbeitet |
| In Prüfung | Ergebnis liegt vor, Abnahme steht aus |
| Erledigt | geprüft und angenommen |
Die Spalte „In Prüfung“ fehlt in vielen Boards. Gerade im Unternehmen ist sie wichtig: Sie trennt „fertig bearbeitet“ von „abgenommen“.
Arbeit begrenzen
Ein zentrales Kanban-Prinzip ist die Begrenzung der gleichzeitig laufenden Arbeit (Work in Progress). Wer zwanzig Aufgaben parallel beginnt, schließt wenige ab. Legen Sie fest, wie viele Karten höchstens in „In Arbeit“ liegen dürfen – im Team oder pro Person – und ziehen Sie erst dann Neues nach, wenn etwas abgeschlossen ist.
Persönliches Board und Team-Sicht
Im Unternehmen hat jede Person Aufgaben aus verschiedenen Quellen: von der eigenen Führungskraft, aus Projekten, von Kolleginnen und Kollegen. Ein persönliches Board, auf dem alle erhaltenen Aufgaben zusammenlaufen, verhindert, dass Arbeit in getrennten Listen verschwindet. Führungskräfte brauchen zusätzlich die Sicht auf gesendete und delegierte Aufgaben.
In e-Aufgaben erscheinen delegierte Aufgaben direkt auf dem Taskboard des Empfängers. Eigene Listen lassen sich anlegen und Karten per Drag & Drop verschieben; die Reihenfolge bleibt für das Benutzerkonto auf jedem Gerät gespeichert. Ergänzend gibt es Tabellen für erhaltene, gesendete und Backlog-Aufgaben.
Regeln, die sich bewährt haben
- Jede Karte hat genau eine verantwortliche Person und ein Zieldatum.
- Die wichtigste Aufgabe steht oben – die Reihenfolge ist Priorität.
- Nichts geht ohne Prüfung nach „Erledigt“.
- Blockierte Aufgaben werden sofort kommentiert, nicht erst im nächsten Meeting.
- Einmal pro Woche: Board gemeinsam durchgehen, Überfälliges klären.