Schritt 1: Anforderungen klären
Bevor Sie Anbieter vergleichen, beschreiben Sie die Anwendungsfälle: Welche Aufgaben sollen über das System laufen, wer sendet sie, wer bearbeitet sie, wer prüft? Wie viele Personen, Abteilungen und Standorte sind beteiligt? Welche Sprachen werden benötigt?
Hilfreich ist eine Einteilung in Muss-, Soll- und Kann-Kriterien. Muss-Kriterien sind K.-o.-Kriterien – ein Anbieter, der sie nicht erfüllt, scheidet aus.
Schritt 2: Fachliche Kriterien
- Zuweisung an Personen und Gruppen
- Teilaufgaben und Delegation über mehrere Ebenen
- Prüfung und Abnahme von Ergebnissen, Ablehnung mit Begründung
- Kommentare, Dateianhänge und dokumentiertes Ergebnis an der Aufgabe
- Erinnerungen und wiederkehrende Aufgaben
- Taskboard und Listen mit Suche und Filtern
- Gliederung nach Projekten oder Bereichen, Auswertungen zum Stand
- Bedienung im Browser und auf mobilen Geräten
Schritt 3: Datenschutz
Aufgaben enthalten fast immer personenbezogene Daten – Namen, Zuständigkeiten, Kommentare. Bei einer Cloud-Lösung ist der Anbieter in der Regel Auftragsverarbeiter. Klären Sie:
- Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO
- Serverstandort und eingesetzte Unterauftragnehmer
- technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) des Anbieters
- Löschkonzept und Aufbewahrung
- Einbindung des Betriebsrats, falls Leistungs- oder Verhaltensdaten auswertbar sind
Schritt 4: Informationssicherheit
Aus Sicht eines ISO 27001 Auditors gehört eine Aufgabenmanagement Software zu den Cloud-Diensten, deren Nutzung im ISMS geregelt werden sollte (ISO/IEC 27001:2022, Anhang A 5.23). Fragen Sie nach:
- Verschlüsselung bei der Übertragung und Speicherung
- Anmeldeverfahren, z. B. Zwei-Faktor-Authentifizierung
- Berechtigungs- und Sichtbarkeitskonzept
- Datensicherung und Wiederherstellung
- Sicherheitsnachweise des Anbieters und Umgang mit Sicherheitsvorfällen
Praxistipp: Lassen Sie sich Antworten schriftlich geben und legen Sie sie zur Lieferantenbewertung ab. Genau diese Unterlagen werden im ISMS-Audit gern eingesehen.
Schritt 5: Pilotphase
- Einen Bereich mit echten Aufgaben auswählen – keine Testdaten.
- Spielregeln für Priorität, Prüfung und Fristen vorab festlegen.
- Nach vier bis acht Wochen auswerten: Wird das System genutzt? Wo gibt es Umwege über E-Mail?
- Rückmeldungen der Mitarbeitenden einholen, nicht nur der Führungskräfte.
- Entscheidung dokumentieren und Rollout planen.
Schritt 6: Kosten und Vertrag
Vergleichen Sie die Gesamtkosten über die Laufzeit: Lizenzen, Einführung, Schulung, Anpassungen und interner Aufwand. Achten Sie auf Kündigungsfristen und darauf, wie Sie Ihre Daten bei einem Wechsel mitnehmen können.
Wir stellen Ihnen e-Aufgaben gern im Gespräch vor und beantworten Ihre Fragen aus der Checkliste direkt – als Entwickler, ohne Vertriebsumweg.